Schnell und einfach Verwalten und Abrechnen – ProfSys für die Behindertenhilfe

Verwaltung und Abrechnung in ProfSys bedeutet einfachste Stammdatenverwaltung und sekundenschnelle Abrechnung.

In der Bedienung orientiert sich ProfSys an der bekannten Segmentsystematik von MS Outlook®. Die verfügbaren Stammdatensegmente können individuell freigeschaltet oder in der Reihenfolge verschoben werden. So kann die gleiche Bildschirmmaske im Verwaltungsbereich und in der Tourenplanung völlig unterschiedlich konfiguriert werden. Für jede Nutzergruppe kann so der Arbeitsprozess optimiert werden. Zeitraubende Doppelerfassungen sind nicht erforderlich. Der Leistungsempfänger kann gleichzeitig oder nacheinander in mehreren Bereichen betreut werden (z.B.: Ambulante Behindertenhilfe und Werkstatt für Men­schen mit Behin­derun­gen).

In den ambulanten Behinderteneinrichtungen können die täglichen Fachleistungsstunden auf Basis der Bewilligung in einer grafischen Monatsübersicht sehr einfach notiert werden. Die Overheadleistungen werden automatisch ermittelt. Zur Vermeidung von Budgetüberschreitungen können die Budgets – je nach Vereinbarung – in einem beliebigen Turnus erfasst werden (z.B. monatlich oder halbjährlich). Gruppenleistungen werden erfasst und auf die Einzelbudgets der Menschen mit Behinderungen verteilt.

Bei der Leistungserfassung werden in den stationären Einrichtungen die Dauerleistungen als Tages- oder Monatspauschale einmalig und automatisch zugeordnet.

Damit sich keine Fehler einschleichen, erkennt und dokumentiert eine Prüflauf-Funktion mit einem intelligenten Fehlerprotokoll eventuelle Defizite und Widersprüche in den Abrechnungsdaten.

In den WfbM-Einrichtungen werden die Dauerleistungen einmalig und automatisch zugeordnet (Maßnahmenpauschale, Grundpauschale, Investkosten). Bei Bedarf können dem Beschäftigten lediglich variable Zusatzleistungen in der Schnellerfassung zugeordnet werden (Fahrkostenabrechnung und Essensabrechnung mit dem Kostenträger incl. MS Excel®-Export für die Personalabteilung). Für monatlich wiederkehrende, aber in der Höhe unterschiedliche Beträge bietet sich die Nutzung der komfortablen MS Excel®-Schnittstelle zum Import an.

Die Abrechnung berücksichtigt automatisch alle speziellen Regelungen des jeweiligen Bundeslandes. Dabei können rückwirkende Änderungen bei Wechsel der HBG oder LT, der Betreuungssätze oder bei noch nicht berechneten Zusatzleistungen über eine automatische Nachberechnung berücksichtigt werden.

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Schnell und einfach Termine erstellen – Terminverwaltung, Wiedervorlage und Post

Die Terminverwaltung kann für Leistungsempfänger und Mitarbeiter genutzt werden. Termine sind für einzelne oder alle Personen erfass- und anzeigbar. Dies ist als Einzel- oder Serientermin möglich. Dadurch reduziert sich der Erfassungsaufwand auf ein Minimum. Per Mausklick kann später nachvollzogen werden, wer z.B. einen Friseurtermin wahrnimmt.

In der Terminverwaltung werden Wiedervorlagen automatisch angezeigt und können per Mausklick bearbeitet werden. So wird kein Termin mehr übersehen.

Für die interne Kommunikation bietet ProfSys ein professionelles Post-System. Die Post kann an einen, mehrere oder alle Mitarbeiter versandt werden. Auf Basis der Rechtegruppen können Sie auch eine selektive Postverteilung nutzen.

Abrechnung, Lastschrift, DTA und Fibu-Übergabe

Vor dem Rechnungslauf haben Sie die Möglichkeit, auf Basis eines Prüflaufs die Vollständigkeit und Korrektheit der Daten zu prüfen. Dabei werden Sie automatisch zu den fehlerhaften Eingabestellen geführt.

ProfSys kennt alle Rechnungsvarianten in Deutschland. Somit können die Monatsabrechnungen ohne manuelle Eingriffe je nach Größe der Behinderteneinrichtung in wenigen Minuten erledigt sein. Ein aussagefähiges Fehlerprotokoll weist pro Leistungsempfänger auf sonstige Abrechnungsprobleme hin. Der Druck der Rechnungen kann komplett oder nach unterschiedlichsten Kriterien selektiert erfolgen. Ein Druck im PDF-Format ist ebenfalls immer möglich.

Der SEPA-Lastschrifteinzug berücksichtigt auf Basis einer umfangreichen Mandatsverwaltung zeitabhängig alle Mandatsarten, Fristen und Änderungen von Bankverbindungen und Adressen.

Die Erstellung und Übergabe der Erlösbuchungen in die Finanzbuchhaltung erfolgt ebenfalls schnell und einfach. Neben fast 100 Schnittstellen sind auch integrierte Lösungen verfügbar. Bei den integrierten Lösungen ist ein direkter Zugriff von ProfSys auf die offenen Posten aus der Finanzbuchhaltung möglich.

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