Ambulante Altenpflege: ProfSys Verwaltung & Abrechnung
Verwaltung und Abrechnung in ProfSys bedeutet einfachste Stammdatenverwaltung und sekundenschnelle Abrechnung.
In der Bedienung orientiert sich ProfSys an der bekannten Segmentsystematik von MS Outlook®. Die Stammdatensegmente können individuell freigeschaltet oder in der Reihenfolge verschoben werden. Das bedeutet, dass gleiche Bildschirmmasken im Verwaltungs- und Pflegebereich völlig unterschiedlich konfiguriert werden können. Für jede Nutzergruppe kann so der Arbeitsprozess optimiert werden. Eine zeitraubende Doppelerfassung ist nicht erforderlich. Der Patient kann gleichzeitig oder nacheinander in mehreren Bereichen betreut werden (z.B.: Ambulante Pflege, Tagespflege, Kurzzeit- und Verhinderungspflege).
Das Erfassen von zu planenden Leistungen für die Abrechnung gelingt mit ProfSys schnell und leicht – auch komplexe Zyklen wie „dreimal täglich alle zwei Tage“ sind schnell und einfach erstellt.
Die Rechnungslegung basiert auf drei Möglichkeiten der Leistungserfassung:
- Manuelle Korrektur des grafischen Leistungsnachweises
am Bildschirm - Bestätigung und evtl. Korrektur der Tourenplanung
- Leistungserfassung per Smartphone mit ProfSys Touch
Alle Leistungen werden vollautomatisch unter Berücksichtigung der konkreten gesetzlichen Regelungen des einzelnen Bundeslandes oder eines individuellen Vertrags abgerechnet. Dies betrifft alle Varianten von Leistungsgruppen, Wegepauschalen, Ausbildungsumlagen, Investitionskosten und Beihilfe. Dabei können rückwirkende Änderungen bei Wechsel der Pflegestufe oder bei Änderungen der Leistungspreise bzw. der Abrechnungsregeln über eine automatische Nachberechnung berücksichtigt werden.
Damit sich keine Fehler einschleichen, erkennt und dokumentiert eine Prüflauf-Funktion mit einem intelligenten Fehlerprotokoll eventuelle Defizite und Widersprüche in den Abrechnungsdaten.
Einfach Interessenten verwalten
und Angebote erstellen
Dauerleistungen werden einmalig und automatisch zugeordnet. Variable Zusatzleistungen können dem Bewohner (bei Bedarf) in der Schnellerfassung zugeteilt werden. Für monatlich wiederkehrende, aber in der Höhe unterschiedliche Beträge bietet sich die Nutzung der komfortablen MS Excel®-Schnittstelle zum Import an.
Alle speziellen Regelungen des jeweiligen Bundeslandes inkl. Besonderheiten bei Beihilfen, Inkontinenz etc. werden bei der Abrechnung automatisch berücksichtigt.
Auch rückwirkende Änderungen bei Wechsel der Pflegestufe bzw. des Pflegegrades, der Pflegesätze oder noch nicht berechneten Zusatzleistungen werden über eine automatische Nachberechnung berücksichtigt. ProfSys erkennt und dokumentiert automatisch eventuelle Defizite und Widersprüche in den Abrechnungsdaten.
Stammdaten und Dokumente zentral an einer Stelle: Stammdaten- und Dokumentenverwaltung
Alle erforderlichen Stammdaten werden übersichtlich in der Stammdatenmaske angezeigt. Die Darstellung orientiert sich optisch an MS Outlook®. ProfSys ist somit einfach zu bedienen und schnell eingearbeitet.
Die Anzahl von Telefonnummern, E-Mail-Adressen, etc. sowie Angehöriger und Kontaktpersonen ist natürlich unbegrenzt.
Analog zu den Stammdaten können bewohnerbezogene Dokumente wie Ausweise, Befreiungen, Urkunden, Beschlüsse in detaillierter Form erfasst werden. Zusätzlich können MS Word®-Dokumente mit Textmarken (z.B. Heimvertrag) den Bewohnern zugeordnet werden. Selbstverständlich können auch fertige PDF-Dokumente individuell für jeden Bewohner hinterlegt werden.
Optional gibt es die Möglichkeit, ein professionelles DMS-System in ProfSys zu integrieren. Damit können Sie automatisch auf vorselektierte Originaldokumente des Patienten zugreifen (z.B. Beschlüsse oder Ausweisdokumente).
Schnell und einfach Termine erstellen – Terminverwaltung, Wiedervorlage, Post
Die Terminverwaltung kann für Bewohner und Mitarbeiter genutzt werden.
Termine sind für einzelne oder alle Personen erfass- und anzeigbar. Dies ist als Einzel- oder Serientermin möglich. Dadurch reduziert sich der Erfassungsaufwand auf ein Minimum. Per Mausklick kann später nachvollzogen werden, wer z.B. einen MDK-Begutachtungs-, Arzt- oder Friseurtermin wahrnimmt.
In der Terminverwaltung werden Wiedervorlagen automatisch angezeigt und können per Mausklick bearbeitet werden. So können Termine nicht mehr übersehen werden.
Für die interne Kommunikation bietet ProfSys ein professionelles Post-System. Die Post kann an einen, mehrere oder alle Mitarbeiter versandt werden. Auf Basis der Rechtegruppen können Sie auch eine selektive Postverteilung nutzen.
Abrechnung, Lastschrift, DTA und Fibu-Übergabe
Vor dem Rechnungslauf haben Sie die Möglichkeit, auf Basis eines Prüflaufs die Vollständigkeit und Korrektheit der Daten zu prüfen. Dabei werden Sie automatisch zu den fehlerhaften Eingabestellen geführt.
ProfSys kennt alle Rechnungsvarianten in Deutschland. Dies bedeutet, dass die Monatsabrechnung ohne manuelle Eingriffe je nach Größe der Sozialstation in ca. 5 Minuten erledigt ist.
Ein aussagefähiges Fehlerprotokoll weist patientenbezogen auf sonstige Abrechnungsprobleme hin. Der Druck der Rechnungen kann komplett oder nach unterschiedlichsten Kriterien selektiert erfolgen. Ein Druck im PDF-Format mit anschließendem Versand per E-Mail ist ebenfalls verfügbar.
Die weiteren Schritte sind einfach und schnell in wenigen Minuten erledigt:
- Der SEPA-Lastschrifteinzug berücksichtigt auf Basis einer umfangreichen Mandatsverwaltung zeitabhängig alle Mandatsarten, Fristen und Änderungen von Bankverbindungen und Adressen.
- Der Datenträgeraustausch mit den Kostenträgern in den Bereichen SGB V und XI sorgt für die notwendige Verschlüsselung und einen automatischen Versand der Dateien per E-Mail. Diese Technologie ist auch in Mandanten- und Terminalserverumgebungen problemlos einsetzbar.
- Die Erstellung und Übergabe der Erlösbuchungen in die Finanzbuchhaltung erfolgt ebenfalls per Mausklick. Neben fast 100 Schnittstellen sind auch integrierte Lösungen verfügbar. Bei den integrierten Lösungen ist auch ein direkter Zugriff von ProfSys auf die offenen Posten aus der Finanzbuchhaltung möglich.
- Bei Bedarf steht auch eine Factoring-Schnittstelle zur Übergabe der Rechnungsdaten an die Bank zur Verfügung. So können Sie ganz einfach und in kürzester Zeit den Zahlungseingang für Ihre offenen Posten im Überblick behalten.
Wissen was man richtig macht und
was man besser machen kann:
Auswertungen und Statistik mit ProfSys
ProfSys beinhaltet eine Vielzahl von Auswertungen und Statistiken. Von den Stammdatenauswertungen wie Altersstruktur und Pflegestufenverteilung bis zu Statistiken im Umsatzbereich sind alle benötigten Ausgaben verfügbar.
Folgende Leistungsmerkmale kennzeichnen die Statistik in ProfSys:
- Generelle Exportmöglichkeit in ProfSys
- Auswertung für beliebige Zeiträume oder einen bestimmten Stichtag
- Auswertung für beliebige Strukturen (z.B. ein oder mehrere Teams bis zu einer, mehreren oder allen ambulanten Einrichtungen)
- Aufbereitung der Daten in Monatssalden pro Verwaltungsstruktur zur Weiterverarbeitung in MS Excel® oder einem beliebigen Controlling-Programm
- Listengenerator zur einfachen und selbständigen Erstellung
von individuellen Listen