Verwaltung & Abrechnung - ProfSys – die anpassbare Standardsoftware für das Sozialwesen!

Ambulante Altenpflege: ProfSys Verwaltung & Abrechnung

Verwaltung und Abrechnung in ProfSys bedeutet einfachste Stammdatenverwaltung und sekundenschnelle Abrechnung.

In der Bedienung orientiert sich ProfSys an der bekannten Segmentsystematik von MS Outlook®. Die Stammdatensegmente können individuell freigeschaltet oder in der Reihenfolge verschoben werden. Das bedeutet, dass gleiche Bildschirmmasken im Verwaltungs- und Pflegebereich völlig unterschiedlich konfiguriert werden können. Für jede Nutzergruppe kann so der Arbeitsprozess optimiert werden. Eine zeitraubende Doppelerfassung ist nicht erforderlich. Der Patient kann gleichzeitig oder nacheinander in mehreren Bereichen betreut werden (z.B.: Ambulante Pflege, Tagespflege, Kurzzeit- und Verhinderungspflege).

Das Erfassen von zu planenden Leistungen für die Abrechnung gelingt mit ProfSys schnell und leicht – auch komplexe Zyklen wie „dreimal täglich alle zwei Tage“ sind schnell und einfach erstellt.

Die Rechnungslegung basiert auf drei Möglichkeiten der Leistungserfassung:

  • Manuelle Korrektur des grafischen Leistungsnachweises
    am Bildschirm
  • Bestätigung und evtl. Korrektur der Tourenplanung
  • Leistungserfassung per Smartphone mit ProfSys Touch

Alle Leistungen werden vollautomatisch unter Berücksichtigung der konkreten gesetzlichen Regelungen des einzelnen Bundeslandes oder eines individuellen Vertrags abgerechnet. Dies betrifft alle Varianten von Leistungsgruppen, Wegepauschalen, Ausbildungsumlagen, Investitionskosten und Beihilfe. Dabei können rückwirkende Änderungen bei Wechsel der Pflegestufe oder bei Änderungen der Leistungspreise bzw. der Abrechnungsregeln über eine automatische Nachberechnung berücksichtigt werden.

Damit sich keine Fehler einschleichen, erkennt und dokumentiert eine Prüflauf-Funktion mit einem intelligenten Fehlerprotokoll eventuelle Defizite und Widersprüche in den Abrechnungsdaten.

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Stammdaten und Dokumente zentral an einer Stelle: Stammdaten- und Dokumentenverwaltung

Alle erforderlichen Stammdaten werden übersichtlich in der Stammdatenmaske angezeigt. Die Darstellung orientiert sich optisch an MS Outlook®. ProfSys ist somit einfach zu bedienen und schnell eingearbeitet.

Die Anzahl von Telefonnummern, E-Mail-Adressen, etc. sowie Angehöriger und Kontaktpersonen ist natürlich unbegrenzt.

Analog zu den Stammdaten können bewohnerbezogene Dokumente wie Ausweise, Befreiungen, Urkunden, Beschlüsse in detaillierter Form erfasst werden. Zusätzlich können MS Word®-Dokumente mit Textmarken (z.B. Heimvertrag) den Bewohnern zugeordnet werden. Selbstverständlich können auch fertige PDF-Dokumente individuell für jeden Bewohner hinterlegt werden.

Optional gibt es die Möglichkeit, ein professionelles DMS-System in ProfSys zu integrieren. Damit können Sie automatisch auf vorselektierte Originaldokumente des Patienten zugreifen (z.B. Beschlüsse oder Ausweisdokumente).

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Abrechnung, Lastschrift, DTA und Fibu-Übergabe

Vor dem Rechnungslauf haben Sie die Möglichkeit, auf Basis eines Prüflaufs die Vollständigkeit und Korrektheit der Daten zu prüfen. Dabei werden Sie automatisch zu den fehlerhaften Eingabestellen geführt.

ProfSys kennt alle Rechnungsvarianten in Deutschland. Dies bedeutet, dass die Monatsabrechnung ohne manuelle Eingriffe je nach Größe der Sozialstation in ca. 5 Minuten erledigt ist.

Ein aussagefähiges Fehlerprotokoll weist patientenbezogen auf sonstige Abrechnungsprobleme hin. Der Druck der Rechnungen kann komplett oder nach unterschiedlichsten Kriterien selektiert erfolgen. Ein Druck im PDF-Format mit anschließendem Versand per E-Mail ist ebenfalls verfügbar.

Die weiteren Schritte sind einfach und schnell in wenigen Minuten erledigt:

  • Der SEPA-Lastschrifteinzug berücksichtigt auf Basis einer umfangreichen Mandatsverwaltung zeitabhängig alle Mandatsarten, Fristen und Änderungen von Bankverbindungen und Adressen.
  • Der Datenträgeraustausch mit den Kostenträgern in den Bereichen SGB V und XI sorgt für die notwendige Verschlüsselung und einen automatischen Versand der Dateien per E-Mail. Diese Technologie ist auch in Mandanten- und Terminalserverumgebungen problemlos einsetzbar.
  • Die Erstellung und Übergabe der Erlösbuchungen in die Finanzbuchhaltung erfolgt ebenfalls per Mausklick. Neben fast 100 Schnittstellen sind auch integrierte Lösungen verfügbar. Bei den integrierten Lösungen ist auch ein direkter Zugriff von ProfSys auf die offenen Posten aus der Finanzbuchhaltung möglich.
  • Bei Bedarf steht auch eine Factoring-Schnittstelle zur Übergabe der Rechnungsdaten an die Bank zur Verfügung. So können Sie ganz einfach und in kürzester Zeit den Zahlungseingang für Ihre offenen Posten im Überblick behalten.