Stationäre Altenhilfe mit ProfSys: Einfach mal einfach – Verwalten und abrechnen
Einfachste Stammdatenverwaltung und sekundenschnelle Abrechnung – das ist Verwaltung/Abrechnung mit ProfSys.
Die Bedienung von ProfSys orientiert sich an der bekannten Segment-systematik von MS Outlook®. Die Stammdatensegmente können individuell freigeschaltet oder in der Reihenfolge verschoben werden. Das bedeutet, dass gleiche Bildschirmmasken im Verwaltungs- und Pflegebereich völlig unterschiedlich konfiguriert werden können. So kann für jede Nutzergruppe der Arbeitsprozess optimiert werden, und es entfallen lästige Doppelerfassungen. Der Bewohner kann gleichzeitig oder nacheinander in mehreren Bereichen betreut werden (z. B. vor der Aufnahme in den stationären Bereich: Ambulante Pflege, Tagespflege, Kurzzeit- und Verhinderungspflege).
Einfach mal einfach abrechnen – Leistungserfassung bei ProfSys
Dauerleistungen werden einmalig und automatisch zugeordnet. Variable Zusatzleistungen können dem Bewohner (bei Bedarf) in der Schnellerfassung zugeteilt werden. Für monatlich wiederkehrende, aber in der Höhe unterschiedliche Beträge bietet sich die Nutzung der komfortablen MS Excel®-Schnittstelle zum Import an.
Alle speziellen Regelungen des jeweiligen Bundeslandes inkl. Besonderheiten bei Beihilfen, Inkontinenz etc. werden bei der Abrechnung automatisch berücksichtigt.
Auch rückwirkende Änderungen bei Wechsel der Pflegestufe bzw. des Pflegegrades, der Pflegesätze oder noch nicht berechneten Zusatzleistungen werden über eine automatische Nachberechnung berücksichtigt. ProfSys erkennt und dokumentiert automatisch eventuelle Defizite und Widersprüche in den Abrechnungsdaten.
Einfach mal einfach Interessenten anlegen, Angebote erstellen und übernehmen – Interessentenverwaltung bei ProfSys
Voraussetzung für maximale Belegungsquoten ist eine umfangreiche Interessentenverwaltung – genau das bietet Ihnen ProfSys.
Alle verfügbaren Stammdaten können im Voraus erfasst und später direkt in die Bewohnerverwaltung übernommen werden. Zusätzlich können Sie eine Vielzahl von Kriterien erfassen, die später zur Selektion eines geeigneten Interessenten für ein frei werdendes Zimmer genutzt werden können. Außerdem können sämtliche Aktivitäten für jeden Interessenten in einer Historie erfasst werden.
Schnell und einfach können Sie dem Interessenten ein verbindliches Angebot für die erforderlichen Eigenleistungen ausdrucken.
Diesen Datenbestand können Sie gezielt für Einladungen von Interessenten zu Informationsveranstaltungen nutzen. Statistische Auswertungen der diversen Vertriebswege zur Bewohnergewinnung helfen Ihnen dabei, zukünftige Werbemaßnahmen gezielt zu steuern.
Stammdaten und Dokumente zentral an einer Stelle: die ProfSys Stammdaten- und Dokumentenverwaltung
Alle erforderlichen Stammdaten werden übersichtlich in der Stammdatenmaske angezeigt. Die Darstellung orientiert sich optisch an MS Outlook®. ProfSys ist somit einfach zu bedienen und benötigt kurze Einarbeitungszeiten. Es können beliebig viele Telefonnummern, E-Mail-Adressen sowie Angehörige, Kontaktpersonen und vieles mehr eingetragen werden.
Analog zu den Stammdaten können bewohnerbezogene Dokumente wie Ausweise, Befreiungen, Urkunden und Beschlüsse in detaillierter Form erfasst werden. Zusätzlich können den Bewohnern Worddokumente mit Textmarken (z. B. Heimvertrag) zugeordnet werden. Selbstverständlich können auch fertige PDF-Dokumente individuell für jeden Bewohner hinterlegt werden.
Optional gibt es die Möglichkeit, ein professionelles DMS-System in ProfSys zu integrieren. Damit können Sie automatisch auf vorselektierte Originaldokumente des Bewohners zugreifen (z.B. Beschlüsse oder Ausweisdokumente).
Schnell und einfach Termine erstellen – Terminverwaltung, Wiedervorlage und Post
Die Terminverwaltung kann für Bewohner und Mitarbeiter genutzt werden. Termine sind für einzelne oder alle Personen erfass- und darstellbar. Dies ist als Einzel- oder Serientermin möglich. Dadurch reduziert sich der Erfassungsaufwand auf ein Minimum. Per Mausklick kann später nachvollzogen werden, wer z.B. einen Friseurtermin wahrnimmt.
In der Terminverwaltung werden Wiedervorlagen automatisch angezeigt und können per Mausklick bearbeitet werden. So können Termine nicht mehr übersehen werden.
Für die interne Kommunikation bietet ProfSys ein professionelles Post-System. Die Post kann an einen, mehrere oder alle Mitarbeiter versandt werden. Auf Basis der Rechtegruppen können Sie auch eine selektive Postverteilung nutzen.
Reservierungs- und Belegungsplan
Bei der Ersteinrichtung von ProfSys wird Ihre Organisationsstuktur im Detail erfasst und für Sie bereitgestellt. So haben Sie von Anfang an eine korrekte Übersicht über die Belegung Ihrer Zimmer und Betten. Auch für Interessenten und Kurzzeitpflegegäste können Reservierungen geplant werden.
Kassenbuch/Barbetragsverwaltung
In ProfSys können pro Verwaltungsstruktur beliebig viele Kassen angelegt werden. Somit können Sie alle physisch tatsächlich existierenden Kassen abbilden. Umbuchungen zwischen den Kassen sind mit einem Buchungssatz erledigt.
Bewohnerausgaben (z.B. Frisör, Apotheke) können auch als Sammelbuchung für mehrere oder alle Bewohner per Mausklick gebucht werden. Selbstverständlich können Sie das Quittungsformular selbst gestalten und die Kontoauszüge der Bewohner lückenlos ausdrucken. ProfSys merkt sich analog, welche Buchungen bereits gedruckt wurden.
Die monatlichen Barbeträge (Sozialamt oder privat) werden automatisch aus der Fakturierung übernommen und können bei Bedarf auf Basis einer Auszahlliste auch automatisch ausgebucht werden.
Über eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung können die gesamten Buchungsvorgänge einfach weiter gegeben werden.
Schnell und einfach Rechnungen schreiben – Abrechnung, Lastschrift, DTA und Fibu-Übergabe
Bevor eine Rechnung verschickt wird, können Sie schnell und einfach die Vollständigkeit und Korrektheit der Daten prüfen. Dabei werden automatisch die fehlerhaften Eingabestellen angezeigt und können schnell und einfach korrigiert werden.
Weil ProfSys alle Rechnungsvarianten in Deutschland kennt, kann die Monatsabrechnung ohne manuelle Eingriffe in wenigen Minuten erledigt werden.
Ein detailliertes Fehlerprotokoll weist bewohnerbezogen auf eventuelle Abrechnungsprobleme hin. Der Druck der Rechnungen kann selektiv (nach unterschiedlichen Kriterien) oder komplett erfolgen. Die Ausgabe eines PDF-Formats mit anschließendem Versand per E-Mail ist ebenfalls möglich.
Zeitaufwendige Rechnungsdetails sind hier schnell und einfach erledigt:
- Mittels einer umfangreichen Mandatsverwaltung berücksichtigt der SEPA-Lastschrifteinzug zeitabhängig alle Mandatsarten, Fristen und Änderungen von Bankverbindungen und Adressen.
- Der Datenträgeraustausch mit den Kostenträgern im Bereich Inkontinenzabrechnung sorgt für die notwendige Verschlüsselung und einen automatischen Versand der Dateien per E-Mail. Diese Technologie ist auch in Mandanten- und Terminalserverumgebungen problemlos einsetzbar.
- Die Erstellung und Übergabe der Erlösbuchungen in die Finanzbuchhaltung erfolgt ebenfalls schnell und einfach. Neben fast 100 Schnittstellen sind auch integrierte Lösungen verfügbar. Bei den integrierten Lösungen ist ein direkter Zugriff von ProfSys auf die offenen Posten aus der Finanzbuchhaltung möglich.
- Bei Bedarf steht eine Factoring-Schnittstelle zur Übergabe der Rechnungsdaten an die Bank zur Verfügung, so dass Sie ganz einfach und in kürzester Zeit den Zahlungseingang für Ihre offenen Posten erhalten.
Alles einfach im Überblick – Auswertungen und Statistik
ProfSys beinhaltet eine Vielzahl von Auswertungen und Statistiken. Von den Stammdatenauswertungen wie Altersstruktur und Pflegestufenverteilung über Belegungsstatistiken bis zu Statistiken im Umsatzbereich (z.B. Erlösverprobung) sind alle benötigten Ausgaben verfügbar.
Folgende Leistungsmerkmale kennzeichnen die Statistik in ProfSys:
- Generelle Exportmöglichkeit aus ProfSys
- Auswertung für beliebige Zeiträume oder einen bestimmten Stichtag
- Auswertung für beliebige Strukturen (z.B. ein oder mehrere Wohnbereiche bis zu einer, mehreren oder allen stationären Einrichtungen)
- Aufbereitung der Daten in Monatssalden pro Verwaltungsstruktur zur Weiterverarbeitung in MS Excel® oder einem beliebigen Controlling-Programm
- Listengenerator zur einfachen und selbständigen Erstellung
von individuellen Auswertungen