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Strukturmodell in ProfSys.NET: Läuft!

Die Logik des Strukturmodells in der Pflege ist so bestechend wie verlockend: Statt kleinste Routinen tagtäglich zu dokumentieren, legt man durch Evaluationsgespräche die Routine (=Tagestruktur) vorab fest und dokumentiert fortan nur noch Abweichungen. Josefina Schäfer hat solche Unternehmen als IT-Consultant begleitet, die die Umstellung abgeschlossen haben. Von Ihren Erfahrungen können alle profitieren, die sie noch vor sich haben:

Fazit vorab: Die Umstellung der IT ist einfach, die in den Köpfen nicht

Wenn alle Mitarbeiter das Strukturmodell verstanden und die dazugehörigen Vorbereitungen absolviert haben, dann ist seine Handhabung auf ProfSys.NET kein Problem mehr. Die wahren Fallstricke bei der Umstellung lauern hier:

  • Zeitliche Überschätzung – die Umstellung sollte als Projekt begriffen werden, das mindestens 1 Jahr braucht. Jeder geringere Zeitraum greift zu kurz, unabhängig von der Betriebsgröße.
  • Personelle Überschätzung – nur einen Ansprechpartner für dieses Projekt zu bestellen hieße, diese Person in den Wahnsinn zu treiben. Es braucht eine Projektgruppe mit gut verteilten Verantwortungen und Vertretungsregeln.
  • Unzureichende QM-Anpassung – denn diese ist das Fundament, auf dem sich alles Weitere aufbaut. Je genauer ich Leistungen definiere oder festlege, was eine Abweichung ausmacht, desto weniger muss ich später dokumentieren – und desto sicherer werden die Mitarbeiter in ihrer eigenen Einschätzung.

Handhabung des SIS®-Bogens – die Erfahrungen

Anfangs ist es für die Mitarbeiter ein Schock, dass alle sechs Erhebungs- und Einschätzungsfelder komplett leer sind. Statt Checkboxen ist nun freies Formulieren angezeigt. Erst am Ende kommen Skalen und Checkboxen, mit denen die obigen Felder bewertet werden. Zu beachten wäre zum Beispiel dabei: Wenn ein Risiko vorhanden und weitere Einschätzungen eigentlich nötig wären, diese aber die Einrichtung nicht leisten kann, dann muss dies im betreffenden Feld begründet werden. Sonst mäkelt der MDK.

Durch Schulung darin, worauf ich bei Evaluationsgesprächen mit Pflegepatienten achten muss, lässt sich die Angst vor dem leeren Blatt schnell überwinden. Nach etwas Routine läuft das Erstellen des SIS®-Bogens für die meisten problemlos.

Arbeiten mit der Tagesstruktur

Die Tagesstruktur ist die „Bedienungsanleitung zum Bewohner“. Hier ist – in der Regel in 3 Schichten – festgelegt, was zu tun ist, einsehbar für jede betroffene Pflegekraft. Läuft alles wie gewohnt, gibt es keinen weiteren Dokumentationsbedarf. Es braucht eigentlich auch keine Checkbox mehr, die abhakt, dass „alles gemacht“ wurde. Obwohl sie auf Wunsch in ProfSys vorhanden ist, aus Motivationsgründen.

Die Berichte – Unsicherheiten

Dokumentiert werden müssen nur noch die Abweichungen: Wenn es einem Bewohner auffallend schlechter geht, wenn das Essen verweigert wurde, Waschen nicht möglich war oder Ähnliches. Beim Unterscheiden, was noch „normal“ und was eine Abweichung ist, haben die Pflegekräfte die meisten Schwierigkeiten. Hier schafft ein gutes QM Klarheit.

Evaluationszyklen

Wird aus einer Abweichung ein Dauerzustand, erfordert dies in der Regel einen neuen SIS®-Bogen. Der SIS®-Bogen sollte als etwas Festgeschriebenes betrachtet werden, an dem nicht ständig gebastelt werden darf. ProfSys berücksichtigt dies in seiner Benutzerführung und empfiehlt immer gleich eine Neuauflage, allerdings mit der Option, vorhandenen Text zu übernehmen, der dann in der neuen Version gezielt überschrieben werden kann.

Läuft bei den zu Pflegenden alles normal, reicht eine Evaluation 1 bis 2 Mal im Jahr, ansonsten wird anlassbezogen (= nach Häufigkeit und Stärke der Abweichungen) evaluiert.

Wer die Umstellung hinter sich hat …

… dessen Pflegekräfte genießen tatsächlich die Abschaffung von Papierkram, von ödem Dokumentieren – und die Einfachheit der ProfSys.NET-Funktionen. Auch die Rückmeldungen vom MDK sind durchweg positiv. Kein von IC-SYS betreutes Unternehmen hatte nach der Umstellung ernsthafte Probleme bekommen. Nur eines: Der MDK meint, es werde immer noch viel mehr dokumentiert als eigentlich nötig …

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