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GoBD – Alarmstufe Rot für alle Organisationen

Auch die Finanzämter träumen vom papierlosen Büro. Möglichst bald soll Schluss sein mit Papierbelegen und Excel-Ausdrucken. Die ausschließliche Datenübermittlung über ELSTER war der bescheidene Anfang. Jetzt kommt ein richtig großer Schritt: Die GoBD, die neuen Grundsätze für die digitale Buchhaltung, die eigentlich schon seit 2015 gelten.

Laut Ralf Thielen sind die GoBD eine Zumutung, die sich durch die Hintertür eingeschlichen hat, weil:

  • die steuerpflichtigen Betriebe gezwungen sind, sich schneller vorzubereiten als die Finanzämter selbst, denn diese können rückwirkend auf 2015 Ansprüche geltend machen.
  • die Unschuldsvermutung nicht mehr gilt. Steuerpflichtige müssen beweisen, dass sie GoBD-konform und auch sonst fehlerlos gehandelt haben. Können sie dies nicht, werden bis zu 10 Prozent des Umsatzes als steuerpflichtige Einnahmen hinzuaddiert und entsprechend versteuert. Erst wenn sie es können, eröffnet sich die eine Chance auf eine ordentliche Betriebsprüfung wie von anno dazumal. Ansonsten gelten Pauschalverurteilungen und -strafen.

Die Finanzverwaltungen in den einzelnen Bundesländern sind in der Umsetzung unterschiedlich weit. Bayern und Baden-Württemberg gelten als Vorreiter, gefolgt von NRW. Den Rest trifft es früher oder später, aber sicher.

Die GoBD gelten für alle Organisationen, auch für gemeinnützige

– also überall und für jeden, der eine Steuererklärung machen muss. Die Anforderungen sind, unter anderen:

  • Alle E-Mails müssen GoBD-konform archiviert werden. Auch private. Das heißt: Zugriff auf alle Mails, um geschäftsrelevante Daten herauszufiltern. Das heißt auch: Nachträgliches Löschen hilft nicht mehr. Sobald eine Mail auf dem Server eintrifft, muss sie archiviert werden.
  • Alle elektronischen Dokumente müssen ebenfalls so aufbewahrt werden, dass jede Veränderung, jede neue Version dokumentiert ist.
  • Zu jeder Buchung in der Finanzbuchhaltung muss der entsprechende Beleg direkt aufrufbar sein.
  • Es muss exakt dokumentiert sein, wie, wer und welche Software an den Geschäftsprozessen beteiligt ist – durch eine so genannte Verfahrensdokumentation.

Oberste Priorität: Verfahrensdokumentation erstellen

Wer in punkto GoBD noch Nachholbedarf hat, sollte sich laut Ralf Thielen zuallererst auf den Beginn einer Verfahrensdokumentation konzentrieren und zumindest beweisen können, dass sie in Arbeit und in absehbarer Zeit fertig ist. Und dann sollte man ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einrichten, um den oben genannten Anforderungen zu entsprechen.

Fazit: Die GoBD sind eine Zeitbombe

… und es ist an der Zeit, sie langsam zu entschärfen. Einziger Trost: Ein gutes Dokumentenmanagementsystem ist wirklich hilfreich. So lässt sich die Zumutung mit etwas Nützlichem verbinden.

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GoBD Gesetzestext

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