Jugendhilfe - ProfSys – die anpassbare Standardsoftware für das Sozialwesen!

Schnell und einfach Verwalten und Abrechnen – ProfSys für die Jugendhilfe

Verwaltung und Abrechnung in ProfSys bedeutet einfachste Stammdatenverwaltung und sekundenschnelle Abrechnung. In der Bedienung orientiert sich ProfSys an der bekannten Segmentsystematik von MS Outlook. Die verfügbaren Stammdatensegmente können individuell freigeschaltet oder in der Reihenfolge verschoben werden. Die gleiche Bildschirmmaske kann so im Verwaltungsbereich und in der Hilfeplanung völlig unterschiedlich konfiguriert werden. Das erleichtert die Einarbeit. Für jede Nutzergruppe kann der Arbeitsprozess optimiert werden. Doppelerfassungen sind nicht erforderlich.

In den ambulanten Jugendhilfeeinrichtungen können die täglichen Fachleistungsstunden auf Basis der Bewilligung in einer grafischen Monatsübersicht sehr einfach erfasst werden. Die Overheadleistungen werden automatisch ermittelt. Zur Vermeidung von Budgetüberschreitungen können die Budgets – je nach Vereinbarung – in einem beliebigen Turnus erfasst werden (z.B. monatlich oder halbjährlich). Gruppenleistungen werden erfasst und auf die Einzelbudgets der Leistungsempfänger verteilt.

Bei der Leistungserfassung in stationären Einrichtungen werden die Dauerleistungen als Tages- oder Monatspauschale einmalig und automatisch zugeordnet.

Damit sich keine Fehler einschleichen, erkennt und dokumentiert eine Prüflauf-Funktion mit einem intelligenten Fehlerprotokoll eventuelle Defizite und Widersprüche in den Abrechnungsdaten.

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Schnell und einfach Termine erstellen – Terminverwaltung, Wiedervorlage und Post

Die Terminverwaltung kann für Leistungsempfänger und Mitarbeiter genutzt werden. Termine sind für einzelne oder alle Personen erfass- und anzeigbar. Dies ist als Einzel- oder Serientermin möglich. Dadurch reduziert sich der Erfassungsaufwand auf ein Minimum. Später kann schnell nachvollzogen werden, wer z.B. an einem Ausflug teilnimmt.
In der Terminverwaltung werden Wordvorlagen automatisch angezeigt und können schnell bearbeitet werden.
Für die interne Kommunikation gibt es ein professionelles Post-System. Die Post kann an einen, mehrere oder alle Mitarbeiter versandt werden. Auf Basis der Rechtegruppen können Sie auch eine selektive Postverteilung nutzen.

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Reservierungs- und Belegungsplanung

Zur Auslieferung von ProfSys wird Ihre komplette Organisationsstruktur bereitgestellt. Somit haben Sie im stationären Bereich von Anfang an eine korrekte Übersicht über die Belegung Ihrer Zimmer und Betten. Für potentielle Interessenten können auch Reservierungen geplant werden.

Schnell und einfach Rechnungen schreiben - Abrechnung und Fibu-Übergabe

Vor dem Rechnungslauf haben Sie die Möglichkeit, auf Basis eines Prüflaufs die Vollständigkeit und Korrektheit der Daten zu prüfen. Dabei werden Sie automatisch zu den fehlerhaften Eingabestellen geführt.

ProfSys kennt alle Rechnungsvarianten in Deutschland. Somit können die Monatsrechnungen ohne manuelle Eingriffe je nach Größe der Jugendhilfeeinrichtung in wenigen Minuten erledigt sein. Ein aussagefähiges Fehlerprotokoll weist pro Leistungsempfänger auf sonstige Abrechnungsprobleme hin. Der Druck der Rechnungen kann komplett oder nach unterschiedlichsten Kriterien selektiert erfolgen. Ein Druck im PDF-Format ist ebenfalls verfügbar.

Die Erstellung und Übergabe der Erlösbuchungen in die Finanzbuchhaltung erfolgt ebenfalls schnell und einfach. Neben fast 100 Schnittstellen sind auch integrierte Lösungen verfügbar. Bei den integrierten Lösungen ist ein direkter Zugriff von ProfSys auf die offenen Posten aus der Finanzbuchhaltung möglich.

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ProfSys macht Hilfeplanung und Dokumentation einfach

Zur schnellen Übersicht und einfachen Bedienung sind die Leistungsempfängerstammdaten thematisch sortiert in Segmenten dargestellt. Diese Segmente können individuell freigeschaltet, beschriftet oder in der Reihenfolge verschoben werden. Für jede Nutzergruppe kann so der Arbeitsprozess optimiert werden.

Mit ProfSys können Sie die Hilfeplanung auf Basis einer individuell anpassbaren Informationssammlung zum Jugendlichen zu Themen wie Schule, Beruf, Elternhaus, Krankheiten, psychosomatische und emotionale Auffälligkeiten etc. aufbauen. Ausgehend von dieser Informationssammlung und den sich ergebenden Ressourcen und Problemen können Sie die persönlichen Erziehungsziele sowie die Ziele zur Verbesserung der Sozialkompetenz und der geistigen und körperlichen Leistungsfähigkeit der Jugendlichen definieren. Für jedes Ziel können Sie ein oder mehrere pädagogische Maßnahmen sowie Therapien und Übungen festlegen.

Mit ProfSys können Sie alle inhaltlichen Bestandteile Ihrer vorhandenen Dokumentation wie Gesprächsprotokolle, Entwicklungsberichte und Tagesdokumentation anpassen. Die Bestätigung der Maßnahmen aus der Hilfeplanung kann am PC oder mit ProfSys Touch mobil auf einem Smartphone bzw. Tablet erfolgen.
Werden Leistungen nicht oder abweichend erbracht, können Berichte direkt erstellt werden. In der Übersicht der Verlaufsberichte werden die erfassten Berichte und Termine des Leistungsempfängers übersichtlich zusammengefasst. Wählen Sie einen Zeitraum aus und setzen Sie Filter, um gezielt bestimmte Berichte und Termine auszuwählen.
Die Begründungen, die sich aus dem Zeitverlauf ergeben, liefern wichtige Hinweise für die Überprüfung der Hilfeplanung. Mit Hilfe der Export-Funktion nach MS Word können Sie die Informationen für die nächste Hilfeplankonferenz zeitsparend aufbereiten und falls notwendig Ergänzungen hinzufügen.

Neuigkeiten beim betreuten Jugendlichen - InfoCenter

Mit dem InfoCenter haben Sie alle wichtigen Informationen Ihrer Jugendlichen im Blick. Mit wenigen Klicks können Sie Termine für einzelne oder für mehrere Jugendlichen erstellen und verwalten. Es können auch Berichte mit individuellen Berichtsarten (z.B. Fördergespräch, Krisengespräch) verfasst werden. Die Übersicht ermöglicht es auch, geplante Leistungen eines oder gleich mehrerer Leistungsempfänger komfortabel abzuzeichnen.

Aufbau und Funktionen orientieren sich an der bewährten Kalendersystematik von Microsoft Outlook. Dabei entscheiden Sie, welche Informationen angezeigt werden. Mit Hilfe der Zeitraumansicht können Sie beispielsweise von der Tagesansicht in die Monatsansicht wechseln. Verschiedene Filter ermöglichen die gezielte Anzeige von Informationen. Daraus lässt sich auch eine individuelle Schichtübergabe drucken.

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Dienstplanung für Mitarbeiter

Mit oder ohne Rahmendienstpläne - Ihr ProfSys Dienstplan kann mit beiden Planungssituationen umgehen. In der Jahresübersicht lassen sich genehmigte Urlaubsanträge, geplante Fortbildungen oder die Blockunterrichte einfach erfassen. Diese Informationen werden Ihnen direkt in der Sollplanung angezeigt. In der Sollplanungsphase haben Sie folgende Informationen immer im Überblick:

  • Stundenvorträge und auch die einzelnen Stundenüberträge
  • Arbeitszeitkonten
  • Quantitative und qualitative Prüfung der Besetzung, Prüfung auf Einhaltung wichtiger gesetzlicher Vorschriften
  • Prüfung, ob die geplante Besetzung im Abgleich mit dem Personalschlüssel übereinstimmt.

Einfach Änderungen im Soll-Dienstplan machen – flexibel bleiben mit ProfSys

Nach erfolgreicher Sollplanung sind die Dienstpläne für Mitarbeiter optional einsehbar. Alle folgenden Änderungen, seien es Dienstplantausch, Stundenänderungen oder Fehlzeitenmeldungen, können nun erfasst werden.

Im Sollplan können schnell und einfach Anpassungen gemacht werden:

  • Suche nach einem Ersatzmitarbeiter
  • Arbeitszeitänderungen, z.B. durch Fortbildungen, für mehrere Mitarbeiter mit wenigen Klicks
  • Kopieren von angepassten Dienstzeiten auf Folgetage bzw. weitere Mitarbeiter
  • Permanente Übersicht der Stellenplanung im automatischen Abgleich zu der Belegung
  • Schnelle und genaue Dienstplanabrechnung – ganz einfach mit ProfSys

Sind alle Dienstplanänderungen zum Monatsende erfasst, kann der Ist-Dienstplan abgeschlossen werden. Nach erfolgreichem Abschluss werden alle lohnrelevante Daten aus dem Dienstplan per Schnittstelle an die Lohnabrechnung übergeben.

Schnelle und genaue Dienstplanabrechnung – ganz einfach mit ProfSys

Sind alle Dienstplanänderungen zum Monatsende erfasst, kann der Ist-Dienstplan abgeschlossen werden. Nach erfolgreichem Abschluss werden alle lohnrelevante Daten aus dem Dienstplan per Schnittstelle an die Lohnabrechnung übergeben.

Ihnen steht auf Basis der Ist-Planung eine Vielzahl von Auswertungen zur Verfügung:

  • Automatische Berechnung von Schicht-, Wechselschichtzulage sowie Nachtwachenzusatzurlaub
  • Bereichsvergleiche von Fehlzeiten, Mehrarbeit oder der Stundenverwendung
  • Optionale Hochrechnungen für Zuschläge bei Tarifänderungen
    Ausfallstatistiken meistens detaillierter als aus der Lohnabrechnung
  • Stundenverwendung in Bezug auf Projekte und Fehlzeiten.

Besonders bei bereichsübergreifendem Einsatz können Stunden und Zuschläge nicht nur auf die Stammkostenstelle des Mitarbeiters, sondern auch verursachungsgerecht dargestelltwerden. In der Praxis bietet dies häufig die Grundlage für die Umbuchung der Personalkosten von Springern.

Unterstützung von Aufsichtsbehörden und sonstige Leistungsmerkmale

Auch an die Prüfung durch die Aufsichtsbehörden haben wir gedacht. Aus dem Dienstplan und dem Personalmodul lassen sich folgende Dokumente erzeugen:

  • Einarbeitungspläne bzw. Checklisten
  • die geforderten Handzeichenlisten und Dienstplanlegenden
  • Meldeliste an die Heimaufsicht
  • Besetzung von Stellen nach Qualifikationen

Von wichtigen Dokumenten können Sie PDF-Kopien im System ablegen und auf Knopfdruck auch wieder ausgeben. Die Speicherung aller Eintragungen erfolgt historisch mit Datum und Zeitpunkt der Bearbeitung.